【その他】不毛なミーティングはなぜなくならないのか？

背景とは関係ないですが仕事をしていくうえで必ずミーティングに参加することがあります。
その際に必ず下記の疑念が残るミーティングにあいます。

「いったいなんの話をしていたのか？」
「次は何を進めて、どう動けばよいのか？」

といった不毛なミーティングに参加したことはないだろうか…。

わたしは立場的にミーティングが多く、
不毛なミーティングに参加することがないようにしていることがあるため、記事にしたいと思う。
（※内容については私が個人で行っていることのため、オススメしているわけではないです）

時間を使う割には”全く伝わらない”もしくは”伝わってこない”ミーティングがあるが、なぜそんなことが起こるのかを考えてみたい。

上記内容が要因と考えているが他にもあるだろうと思っている。ただ私的にはこちらの対策をしておくことで不毛なミーティングが減ったと思えることが多くなったので、下記に対策を記載します。

始める前に今回はどういった場なのかを明示しないミーティングが多く見受けられる。そして、ただ話をしたいだけなのか一緒に考えたいのかがわからないまま始まっている。

そのため、私がセッティングしたミーティングの場合は
始める前にミーティングの前提をしっかり伝える。
例えば

「このミーティングは〇〇をするための△△についてイメージ画像による認識の統一を行うことが目的になります」

といった具合だ。

もちろん他人がセッティングしたミーティングの場合は、そのことを最初に確認するようにしている。

ミーティングルームへ行くと人が多い場合がある。それにより圧迫感を感じ萎縮してしまい言いたいことを言えない場ができてしまう恐れがある。

そもそも関係者全員が参加するようなミーティングになると聞こえない画面見えないなど具合の悪いことが起こりやすくなる。
そのため画面共有を使用して自席で視聴できる人はするように告知します
（※そもそも参加人数の多いミーティングは発言しない人のほうが多いです）

ありえないことだが、たまに一体何のミーティングだったのかわからない場合がある。というよりも何が言いたかったのかが全くわからないということの方が多い。結果、次にどう動けばよいのかがフワッとしてしまい再度確認を取りに行かなければならない手間が増える。
原因としては、ミーティング中に話が脱線するからだ。

ミーティング中に話が脱線しそのまま終わってしまった場合は、

最後に必ず「何を話し合って今回はこう決まりましたね」

という確認を行うようにしている。

ミーティング中に他の人が提案をすると、その内容についての否定をし提案をしない人がいる。

他の参加者が提案した内容に対し揚げ足取りが必ず始まる。そういった場にならないようにしないといけないため、進行役（黒にも白にも染まらない人）をたてて行う必要があるが、いない場合は話を戻す役割をしてもらうように前準備をしておくや、自分自身で行うようにする。

ここが最近多くなっているのだが、ミーティングで話し合われた議事録を誰かに任せて自分ではメモすらとっていない場合が多い。

なぜ議事録をとるかを理解していない人が多くいる。
「面倒だからとらない」「若手の仕事だ」ということは絶対にやってはいけない。
議事録をとることによって仕事に対しての姿勢が身につくためメモでも良いのでとるようにします。

ミーティングを効率よく行えるかどうかは

「人任せにしてはいけない！」ということが全てです。

ミーティングを企画した人は、伝わるように準備しなければならないのは当たり前！

必要ならスライドを用意したり、イメージ画像を用意したりすることが必須であり、ミーティングの連絡を行う際に予習してくるように促しておくのも良いかと思います。

準備を怠ることのないように！

書いてみて思うことは、プレゼンを行うのに似ているということです。
そう思うとなんか気が楽です。伝えるために手を尽くしましょう！

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